Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR
Checklist 3 lớp cho HR: hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, hồ sơ từng nhân sự, giấy tờ theo chuyến;…
Tóm tắt nhanh: Người Việt đi Trung Quốc công tác cần xin visa trước. Đi gặp đối tác, mua bán, ký hợp đồng, dự hội chợ thương mại dùng visa M; trao đổi, khảo sát, hội thảo không mang tính thương mại dùng visa F; sang làm việc có hợp đồng lao động tại Trung Quốc là visa Z (thủ tục khác hẳn). Yếu tố quyết định là thư mời từ phía Trung Quốc khớp với hộ chiếu và lịch trình. Thời gian xét phổ biến 5–7 ngày làm việc.
Chọn đúng loại visa theo mục đích
| Loại | Dùng khi | Thư mời từ |
|---|---|---|
| M – thương mại | Gặp đối tác, mua hàng, ký hợp đồng, giám sát đơn hàng, hội chợ thương mại (Canton Fair…) | Đối tác Trung Quốc hoặc ban tổ chức hội chợ |
| F – trao đổi, khảo sát | Hội thảo, trao đổi kỹ thuật – học thuật, khảo sát không mang tính mua bán | Đơn vị tổ chức/tiếp đón |
| Z – làm việc | Làm việc có hợp đồng tại Trung Quốc | Cần giấy phép lao động phía Trung Quốc — không dùng cho công tác ngắn ngày |
Lưu ý: kỹ sư sang lắp đặt, bảo hành ngắn ngày theo hợp đồng mua bán thiết bị thường đi theo diện thương mại; nếu thực chất là làm việc dài hạn tại Trung Quốc thì phải xin đúng diện làm việc. Khai sai mục đích là rủi ro lớn nhất của hồ sơ công tác.
Có đi Trung Quốc công tác mà không cần visa được không?
Từ 20/8/2026, công dân Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông được áp dụng hai chính sách miễn visa của Trung Quốc:
- Quá cảnh miễn visa 240 giờ: chỉ khi bạn có vé nối chuyến xác nhận đi tiếp sang một nước/vùng lãnh thổ thứ ba (không phải quay về Việt Nam), nhập cảnh qua cửa khẩu được mở và ở trong khu vực được phép. Được dùng cho du lịch, công tác, thăm thân.
- Miễn visa 30 ngày khi vào Hải Nam, chỉ lưu trú trong tỉnh Hải Nam.
Chuyến công tác thông thường Việt Nam → Trung Quốc → Việt Nam không thuộc diện quá cảnh, nên vẫn cần visa M hoặc F. Xem thêm: điều kiện quá cảnh 240 giờ.
Sắp cử nhân sự đi công tác nước ngoài?Gửi số người, nước đến và ngày đi — nhận phương án hồ sơ và báo giá cho doanh nghiệp.
Nhận báo giá cho doanh nghiệpThư mời đạt chuẩn gồm những gì?
- Thông tin đơn vị mời: tên, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại, dấu và chữ ký.
- Thông tin người được mời khớp từng ký tự với hộ chiếu: họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu.
- Mục đích, thời gian, thành phố và lịch trình chuyến đi.
- Bên chi trả chi phí chuyến đi.
Thư mời thiếu thông tin là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Xem thêm: thư mời visa công tác cần viết những gì.
Bộ hồ sơ phía Việt Nam
- Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng, còn trang trống; hộ chiếu cũ có visa Trung Quốc (nếu có).
- Đơn khai trực tuyến và ảnh đúng chuẩn.
- Giấy tờ công ty: đăng ký kinh doanh, quyết định cử đi công tác.
- Lịch trình khớp thư mời: ngày, thành phố trùng nhau.
Quy trình và thời gian
- Xác định loại visa, xin thư mời từ đối tác (hoặc thư mời hội chợ).
- Khai đơn trực tuyến, đặt lịch tại Trung tâm dịch vụ thị thực Trung Quốc.
- Nộp hồ sơ, lấy sinh trắc học theo yêu cầu.
- Nhận kết quả: phổ biến 5–7 ngày làm việc. Nên nộp trước chuyến đi ít nhất 3 tuần.
Câu hỏi thường gặp
Có xin được visa công tác Trung Quốc nhiều lần nhập cảnh không?
Có thể được xem xét với người có lịch sử visa Trung Quốc tốt và nhu cầu đi lại thường xuyên có chứng minh. Số lần nhập cảnh và thời hạn do cơ quan lãnh sự quyết định; lần đầu thường được cấp một hoặc hai lần.
Đi hội chợ bằng visa du lịch được không?
Không nên. Dự hội chợ để giao dịch là hoạt động thương mại; khai sai mục đích có thể gây rắc rối khi nhập cảnh và ảnh hưởng các lần xin sau.
Có phải phỏng vấn không?
Thông thường không, hồ sơ được tiếp nhận tại trung tâm dịch vụ thị thực. Cơ quan lãnh sự có thể liên hệ xác minh thông tin công ty, nên giấy tờ phải trung thực.
Đi Trung Quốc 4–5 chuyến mỗi năm thì nên làm gì?
Nên đề nghị visa nhiều lần và cân nhắc thẻ APEC nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý đủ điều kiện.
Nguồn tham khảo chính thức
- Cục Quản lý Di dân Quốc gia Trung Quốc — thông báo áp dụng quá cảnh 240 giờ và miễn visa Hải Nam cho công dân Việt Nam (20/8/2026)
- Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam — quy định thị thực
- Trung tâm dịch vụ thị thực Trung Quốc — khai đơn, đặt lịch, lệ phí
Đọc tiếp: Visa đi Canton Fair 2026 · Visa Trung Quốc: công tác, du lịch & nhiều lần · Làm visa cho cả đoàn doanh nghiệp
Công ty sắp cử người sang Trung Quốc? Gửi thư mời của đối tác — YENVISA rà thư mời và hồ sơ trước khi nộp.