Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR
Checklist 3 lớp cho HR: hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, hồ sơ từng nhân sự, giấy tờ theo chuyến;…
Tóm tắt nhanh: Visa công tác Nhật Bản thuộc diện “thương mại ngắn hạn”: liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, ký hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng, học tập không thực hành — không gồm hoạt động được trả thù lao. Hồ sơ gồm phần người xin visa chuẩn bị (xác nhận công tác và quyết định cử đi bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, đặt chỗ vé) và phần phía Nhật chuẩn bị (giấy lý do mời, lịch trình do phía Nhật soạn). Nộp qua đại lý ủy thác, xét tối thiểu 6 ngày làm việc.
“Thương mại ngắn hạn” gồm những gì?
| Thuộc diện | Không thuộc diện |
|---|---|
| Liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, ký kết hợp đồng, dịch vụ sau bán hàng, học tập không thực hành, giao lưu học thuật – văn hóa – thể thao | Hoạt động được trả thù lao, tiền lương, lao động; một số dạng “học tập thực hành” (cần xem kỹ hướng dẫn riêng của Đại sứ quán) |
Hồ sơ người xin visa chuẩn bị
- Hộ chiếu bản gốc.
- Tờ khai xin visa dán ảnh 4,5 × 3,5 cm; ký giống chữ ký hộ chiếu; ghi họ tên sau ảnh; không chỉnh sửa ảnh; không dập ghim.
- Giấy xác nhận đang công tác: ghi rõ thời gian, vị trí công tác, mức lương — bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
- Tài liệu chứng minh chi phí chuyến đi: quyết định cử đi công tác, giấy phái cử hoặc văn bản tương đương — bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (có thể gộp với xác nhận công tác).
- Xác nhận đặt chỗ máy bay (bản in hành trình bay có ngày, giờ, họ tên, nơi đi/đến). Khuyến cáo không mua vé khi chưa có visa.
Sắp cử nhân sự đi công tác nước ngoài?Gửi số người, nước đến và ngày đi — nhận phương án hồ sơ và báo giá cho doanh nghiệp.
Nhận báo giá cho doanh nghiệpHồ sơ phía Nhật chuẩn bị
| Giấy tờ | Yêu cầu của Đại sứ quán |
|---|---|
| Giấy lý do mời | Ghi hoạt động cụ thể tại Nhật, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến”. Từ 2 người trở lên: kèm danh sách người được mời. Hợp đồng giữa hai công ty, văn bản hội nghị cũng có thể được chấp nhận |
| Lịch trình dự định | Bắt buộc phía Nhật soạn — nếu Đại sứ quán nhận định người xin visa làm sẽ từ chối cấp. Ghi ngày nhập cảnh, ngày về; chuyến bay và sân bay nếu đã dự định; cuối tuần ghi cụ thể nơi đến; ghi rõ nơi nghỉ (tên, địa chỉ, điện thoại khách sạn) |
| Giấy chứng nhận bảo lãnh (nếu phía Nhật chi trả) | Theo mẫu; thiếu bất kỳ mục nào sẽ không được chấp nhận |
| Tài liệu về công ty Nhật (nếu phía Nhật chi trả) | Bản sao đăng ký pháp nhân hoặc giới thiệu tổ chức; công ty niêm yết có thể thay bằng bản sao báo cáo quý “shikiho” |
Người mời, người bảo lãnh chỉ giới hạn là công ty, cơ quan, tổ chức tại Nhật. Người đứng tên là giám đốc đại diện hoặc người có tên trong đăng ký kinh doanh; với công ty niêm yết, có thể là người có chức danh quản lý như trưởng phòng, trưởng bộ phận, giám đốc nhà máy.
Ai chi trả, nộp gì: người xin visa tự chi trả → nộp phần của người xin visa và giấy lý do mời, lịch trình; phía Nhật chi trả → thêm giấy chứng nhận bảo lãnh và tài liệu công ty Nhật.
Doanh nghiệp được đơn giản hồ sơ
Nhân viên chính thức của cơ quan chính phủ, doanh nghiệp nhà nước, công ty niêm yết, doanh nghiệp Nhật trong Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản, cùng một số đối tượng khác có thể được đơn giản hồ sơ visa một lần. Người đi Nhật thường xuyên nên xem visa nhiều lần thương mại (đến 10 năm, mỗi lần tối đa 90 ngày).
Nộp ở đâu, mất bao lâu?
- Nộp qua đại lý ủy thác được Đại sứ quán chỉ định, theo địa bàn: từ Hà Tĩnh trở ra (Đại sứ quán Hà Nội), Quảng Trị đến Gia Lai (Tổng Lãnh sự quán Đà Nẵng), từ Đắk Lắk trở vào (Tổng Lãnh sự quán TP.HCM).
- Xét tối thiểu 6 ngày làm việc, có thể vài tuần nếu cần bổ sung, phỏng vấn.
- Có thể nộp trước ngày nhập cảnh tối đa 3 tháng; cuối tháng 2 đến đầu tháng 4 rất đông hồ sơ.
- Bị từ chối: 6 tháng không được nộp lại với cùng mục đích.
Câu hỏi thường gặp
Tự soạn lịch trình rồi gửi đối tác ký có được không?
Không nên. Đại sứ quán yêu cầu lịch trình do phía Nhật làm và sẽ từ chối nếu nhận định người xin visa tự làm. Có thể gửi đối tác thông tin chuyến bay, khách sạn để họ soạn.
Giấy xác nhận công tác bằng tiếng Việt có dùng được không?
Không. Xác nhận công tác và quyết định cử đi phải bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
Kỹ sư sang học vận hành máy có thực hành thì sao?
“Học tập thực hành” có thể không thuộc lưu trú ngắn hạn. Cần giải thích cụ thể nội dung, có thực hành hay không, địa điểm, thù lao — tham khảo hướng dẫn riêng của Đại sứ quán.
Nguồn tham khảo chính thức
- Đại sứ quán Nhật Bản – Thương mại ngắn hạn
- Đại sứ quán Nhật Bản – Thủ tục visa, nơi nộp, thời gian xét
Đọc tiếp: Visa Nhật nhiều lần · Thư mời visa công tác · Dịch vụ visa Nhật Bản
Sắp cử người sang Nhật? Gửi YENVISA — hướng dẫn phía Nhật chuẩn bị đúng giấy lý do mời và lịch trình.