Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR
Checklist 3 lớp cho HR: hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, hồ sơ từng nhân sự, giấy tờ theo chuyến;…
Tóm tắt nhanh: Nguyên tắc cho hồ sơ tập đoàn: đơn vị trả lương cho người đi là đơn vị cử đi (ký quyết định cử đi, xác nhận công tác); đơn vị tiếp đón ở nước ngoài là đơn vị mời (ký thư mời). Khi hai pháp nhân khác nhau, phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa chúng — nếu không, cơ quan lãnh sự sẽ hỏi thêm. Mâu thuẫn mẹ – con là lỗi khó nhận ra nhất trong hồ sơ doanh nghiệp FDI và tập đoàn.
4 cấu trúc phổ biến và giấy tờ tương ứng
| Tình huống | Cử đi (phía Việt Nam) | Mời (phía nước ngoài) | Giấy tờ bổ sung |
|---|---|---|---|
| Nhân viên công ty con tại Việt Nam sang trụ sở/công ty mẹ ở nước ngoài | Công ty con tại Việt Nam | Công ty mẹ | Tài liệu thể hiện quan hệ sở hữu (điều lệ, giấy chứng nhận đầu tư, giới thiệu tập đoàn) |
| Nhân viên chi nhánh/văn phòng đại diện của công ty nước ngoài | Chi nhánh/VPĐD tại Việt Nam | Trụ sở chính | Giấy phép thành lập chi nhánh/VPĐD |
| Nhân sự được điều chuyển giữa 2 pháp nhân trong tập đoàn | Pháp nhân đang trả lương | Đơn vị tiếp nhận | Văn bản điều chuyển của tập đoàn + xác nhận tiếp nhận |
| Công ty mẹ Việt Nam cử người sang công ty con ở nước ngoài | Công ty mẹ Việt Nam | Công ty con ở nước ngoài | Giấy tờ đầu tư ra nước ngoài/quan hệ sở hữu |
Những mâu thuẫn hay gặp
- Quyết định cử đi của công ty A nhưng bảng lương, BHXH do công ty B trả. Cần hợp đồng cung ứng nhân sự hoặc văn bản tập đoàn giải thích.
- Thư mời ghi công ty mẹ nhưng lịch làm việc toàn ở nhà máy công ty con. Nên để đơn vị tiếp đón thực tế mời, hoặc thư mời nêu rõ các địa điểm làm việc.
- Tên pháp nhân viết khác nhau giữa thư mời, quyết định cử đi và đăng ký kinh doanh (viết tắt, thiếu “Co., Ltd”, sai tên tiếng Anh).
- Chức danh nội bộ tập đoàn (ví dụ “Regional Sourcing Lead”) không khớp chức danh trên hợp đồng lao động tại Việt Nam.
Sắp cử nhân sự đi công tác nước ngoài?Gửi số người, nước đến và ngày đi — nhận phương án hồ sơ và báo giá cho doanh nghiệp.
Nhận báo giá cho doanh nghiệpChecklist hồ sơ tập đoàn
- Đăng ký kinh doanh/giấy chứng nhận đầu tư của pháp nhân cử đi.
- Hợp đồng lao động, xác nhận công tác (chức vụ, thời gian làm việc, lương), BHXH của người đi — cùng một pháp nhân.
- Quyết định cử đi do pháp nhân đó ký.
- Thư mời của đơn vị tiếp đón, nêu rõ quan hệ với công ty Việt Nam (ví dụ “our subsidiary in Viet Nam”).
- Tài liệu thể hiện quan hệ giữa hai pháp nhân (nếu khác nhau).
- Nếu phía nước ngoài chi trả: giấy bảo lãnh/cam kết chi trả theo mẫu của nước đến (ví dụ Nhật Bản có Giấy chứng nhận bảo lãnh riêng).
Doanh nghiệp FDI, công ty Nhật tại Việt Nam
Nhân viên chính thức của một số nhóm doanh nghiệp được hưởng thủ tục thuận lợi hơn khi xin visa Nhật: công ty nhà nước, công ty niêm yết, công ty liên doanh/công ty con có vốn góp của công ty niêm yết, và công ty có vốn Nhật là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại Hà Nội. Những người này có thể được đơn giản hồ sơ visa một lần và xét visa nhiều lần thương mại đến 10 năm.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên mới được điều chuyển giữa 2 công ty con cần gì thêm?
Văn bản điều chuyển của tập đoàn và xác nhận tiếp nhận của công ty mới, kèm quyết định cử đi của công ty đang trả lương để giải thích quan hệ hai pháp nhân.
Chi phí do công ty thứ ba chi trả có sao không?
Được, nếu ghi rõ trong thư mời hoặc cam kết chi trả, và có lý do hợp lý (ví dụ nhà cung cấp chi trả chuyến kiểm tra nhà máy). Nên kèm tài liệu thể hiện quan hệ giao dịch.
Công ty mẹ đã có visa cho sếp nước ngoài, nhân viên Việt có dùng chung hồ sơ được không?
Có thể dùng chung giấy tờ doanh nghiệp, nhưng mỗi người phải có giấy tờ cá nhân, quyết định cử đi và thông tin trong thư mời riêng.
Dùng tên tiếng Anh hay tiếng Việt của công ty?
Dùng thống nhất tên trên đăng ký kinh doanh (kể cả tên tiếng nước ngoài nếu có đăng ký). Đừng tự dịch tên công ty khác nhau ở mỗi giấy tờ.
Nguồn tham khảo chính thức
- Đại sứ quán Nhật Bản – Visa thương mại ngắn hạn — đối tượng được đơn giản hồ sơ, giấy bảo lãnh
- Đại sứ quán Nhật Bản – Visa nhiều lần thương mại
Đọc tiếp: Quyết định cử đi công tác: mẫu song ngữ · Thư mời visa công tác · Visa cho doanh nghiệp
Hồ sơ tập đoàn nhiều pháp nhân? Gửi sơ đồ công ty cho YENVISA — xác định đúng ai cử, ai mời trước khi chuẩn bị giấy tờ.