Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR

Lớp 1 — Hồ sơ doanh nghiệp dùng chung

Chuẩn bị một lần, cập nhật khi có thay đổi, lưu bản scan rõ nét:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao y còn hiệu lực).
• Xác nhận nộp thuế hoặc báo cáo thuế gần nhất (một số nước yêu cầu, ví dụ Đức với chủ doanh nghiệp).
• Mẫu quyết định cử đi công tác có sẵn các trường: họ tên, chức vụ, nước đến, thời gian, bên chi trả.
• Mẫu giấy xác nhận công tác (tiếng Anh) ghi rõ thời gian làm việc, chức vụ, mức lương — Nhật và nhiều nước yêu cầu.
• Danh sách người được ký, đóng dấu các giấy tờ trên.

Lớp 2 — Hồ sơ từng nhân sự

Lớp 3 — Giấy tờ theo từng chuyến

• Thư mời từ đối tác nước ngoài, khớp tên và số hộ chiếu — xem thư mời cần những gì.
• Thư mời hoặc xác nhận đăng ký hội chợ, hội nghị (nếu có).
• Lịch trình khớp thư mời: ngày, thành phố.
• Đặt phòng khách sạn, đặt chỗ vé máy bay (chỉ xuất vé sau khi có visa).
• Bảo hiểm du lịch (bắt buộc với Schengen, tối thiểu 30.000 EUR).

Lịch tính ngược theo thị trường

Theo dõi hạn visa và hộ chiếu

Doanh nghiệp có nhiều người đi thường xuyên nên có một bảng theo dõi: họ tên, số hộ chiếu và ngày hết hạn, các visa còn hiệu lực (nước, loại, số lần, ngày hết hạn), thẻ APEC (nếu có). Đặt nhắc trước 3–6 tháng để kịp đổi hộ chiếu hoặc xin visa mới. Người đi một nước nhiều lần nên đề nghị visa nhiều lần; lãnh đạo đi nhiều nước APEC nên cân nhắc thẻ APEC.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên mới vào công ty có đi công tác được không?

Được, nhưng hồ sơ thường bị xem kỹ hơn. Quyết định cử đi và thư mời cần thể hiện rõ vai trò của người đó trong chuyến đi — xem nhân viên mới đi công tác.

Công ty chi trả toàn bộ thì nhân viên có cần chứng minh tài chính cá nhân?

Nhiều nước chấp nhận xác nhận chi trả của công ty, nhưng giấy tờ công việc và thu nhập cá nhân vẫn giúp chứng minh ràng buộc quay về.

Có nên thuê ngoài việc làm visa cho nhân viên?

Nếu công ty có từ khoảng 10 chuyến/năm hoặc đi nhiều thị trường, thuê một đầu mối cố định thường tiết kiệm thời gian của HR — xem tự làm hay thuê ngoài.

Đọc tiếp: Dịch vụ visa cho doanh nghiệp · Làm visa cho cả đoàn

Muốn có bộ hồ sơ mẫu cho công ty? Gửi danh sách thị trường hay đi — YENVISA chuẩn hóa hồ sơ theo phòng ban.