Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR
Checklist 3 lớp cho HR: hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, hồ sơ từng nhân sự, giấy tờ theo chuyến;…
Tóm tắt nhanh: Quyết định cử đi công tác là văn bản của công ty Việt Nam xác nhận cử ai, đi đâu, làm gì, bao lâu, ai chi trả, có chữ ký người có thẩm quyền và dấu công ty. Đây là mảnh ghép nối thư mời của phía nước ngoài với hồ sơ công ty phía Việt Nam. Nhiều nước chấp nhận quyết định cử đi làm giấy tờ chứng minh chi phí chuyến đi; Nhật Bản yêu cầu bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
6 nội dung bắt buộc
| Nội dung | Ghi thế nào |
|---|---|
| Thông tin công ty | Tên, mã số thuế, địa chỉ — khớp giấy đăng ký kinh doanh từng ký tự |
| Người được cử | Họ tên (như hộ chiếu), số hộ chiếu, chức danh, ngày vào làm |
| Nước đến, đơn vị làm việc | Tên đối tác, thành phố — khớp thư mời |
| Mục đích | Cụ thể, giống thư mời: đàm phán, ký hợp đồng, kiểm tra hàng, dự hội chợ… |
| Thời gian | Từ ngày … đến ngày … — khớp lịch trình, đặt phòng, vé giữ chỗ |
| Chi phí và cam kết | Công ty chi trả toàn bộ/một phần; nhân sự tiếp tục làm việc sau chuyến đi; lương được giữ nguyên trong thời gian công tác |
Mẫu quyết định cử đi công tác (song ngữ)
CÔNG TY [TÊN CÔNG TY] · MST: [ ] · Địa chỉ: [ ]
Số: [ ]/QĐ-[ ] · Hà Nội, ngày [ ] tháng [ ] năm [ ]
QUYẾT ĐỊNH / DECISION
V/v cử cán bộ đi công tác nước ngoài / On sending employee on overseas business trip
GIÁM ĐỐC CÔNG TY [ ] / GENERAL DIRECTOR OF [ ]
Căn cứ Điều lệ công ty và nhu cầu công việc / Pursuant to the company charter and business needs,
QUYẾT ĐỊNH / DECIDES:
Điều 1 / Article 1. Cử Ông/Bà [NGUYỄN VĂN A], Hộ chiếu số [ ], chức vụ [Trưởng phòng Mua hàng] đi công tác tại [Tên đối tác], [Thành phố, Quốc gia] từ ngày [ ] đến ngày [ ].
To send Mr./Ms. [NGUYEN VAN A], Passport No. [ ], Position [Purchasing Manager], on a business trip to [Partner], [City, Country] from [ ] to [ ].
Điều 2 / Article 2. Mục đích: [Đàm phán và ký hợp đồng mua dây chuyền đóng gói; kiểm tra máy tại nhà máy].
Purpose: [To negotiate and sign the purchase contract for packaging lines; to inspect the machines at the factory].
Điều 3 / Article 3. Toàn bộ chi phí chuyến đi do Công ty chi trả. Ông/Bà [ ] được giữ nguyên chức vụ và lương trong thời gian công tác và trở lại làm việc ngay sau chuyến đi.
All travel expenses are borne by the Company. Mr./Ms. [ ] retains the position and salary during the trip and will return to work immediately afterwards.
Điều 4 / Article 4. Các phòng ban liên quan và Ông/Bà [ ] chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Relevant departments and Mr./Ms. [ ] are responsible for implementing this Decision.
GIÁM ĐỐC / GENERAL DIRECTOR
[Ký, đóng dấu / Signature & seal]
Sắp cử nhân sự đi công tác nước ngoài?Gửi số người, nước đến và ngày đi — nhận phương án hồ sơ và báo giá cho doanh nghiệp.
Nhận báo giá cho doanh nghiệpAi được ký?
- Người đại diện theo pháp luật (thường là giám đốc, tổng giám đốc) — an toàn nhất.
- Người khác ký (phó giám đốc, trưởng phòng nhân sự): kèm giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.
- Chủ doanh nghiệp tự cử mình đi: vẫn làm quyết định, kèm đăng ký kinh doanh; nhiều nước (ví dụ Đức) yêu cầu thêm báo cáo thuế gần nhất với chủ doanh nghiệp.
Quyết định cử đi, xác nhận công tác và giấy nghỉ phép khác nhau thế nào?
| Giấy tờ | Dùng khi | Nội dung chính |
|---|---|---|
| Quyết định cử đi | Đi công tác (công ty cử) | Cử ai, đi đâu, làm gì, ai chi trả |
| Xác nhận công tác (employment certificate) | Mọi loại visa | Đang làm ở đâu, từ khi nào, chức vụ, mức lương |
| Giấy xác nhận nghỉ phép | Đi du lịch, thăm thân | Được nghỉ từ ngày nào đến ngày nào |
Nhật Bản cho phép gộp xác nhận công tác và quyết định cử đi thành một bộ, nhưng phải ghi rõ thời gian công tác, chức vụ, mức lương, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
2 lỗi khiến giấy này “mất giá”
- Ngày lệch lịch trình: cử đi 5 ngày nhưng lịch trình 8 ngày là mâu thuẫn trực tiếp.
- Sai thẩm quyền ký: trưởng phòng ký thay giám đốc mà không có ủy quyền.
Mẹo cho đoàn nhiều người
Có thể làm một quyết định kèm danh sách hoặc mỗi người một quyết định; quan trọng là thời gian, mục đích giống hệt nhau trên mọi bản và khớp với thư mời. Đặt các bản cạnh nhau để soát trước khi nộp. Xem thêm làm visa cho cả đoàn.
Câu hỏi thường gặp
Quyết định cử đi có cần công chứng không?
Thường nộp bản gốc có chữ ký, dấu; không cần công chứng. Bản tiếng Việt nộp cho nước yêu cầu tiếng Anh hoặc tiếng bản địa thì cần bản dịch.
Công ty không chi trả, nhân viên tự trả thì ghi thế nào?
Ghi đúng thực tế và bổ sung chứng minh tài chính cá nhân. Đừng ghi công ty chi trả nếu không đúng — thông tin mâu thuẫn dễ bị phát hiện.
Nhân viên hợp đồng thời vụ có dùng quyết định cử đi được không?
Được, nhưng hợp đồng phải còn hiệu lực bao trùm chuyến đi. Xem nhân viên mới đi công tác.
Nguồn tham khảo chính thức
- Đại sứ quán Nhật Bản – Visa thương mại ngắn hạn — quyết định cử đi, xác nhận công tác
- Đại sứ quán Đức – Hồ sơ thị thực công tác — giấy cho phép đi công tác, báo cáo thuế
Đọc tiếp: Thư mời visa công tác: mẫu & yêu cầu · Checklist hồ sơ công tác cho HR
Cần bộ mẫu chuẩn cho công ty? YENVISA chuẩn hóa hồ sơ theo phòng ban.