Checklist hồ sơ cử nhân viên đi công tác nước ngoài cho HR
Checklist 3 lớp cho HR: hồ sơ doanh nghiệp dùng chung, hồ sơ từng nhân sự, giấy tờ theo chuyến;…
Tóm tắt nhanh: Visa công tác ngắn hạn Hàn Quốc là C-3-4, dành cho điều tra thị trường, hợp tác công việc, tư vấn, ký hợp đồng, thương mại quy mô nhỏ — không dùng để làm việc có thu nhập. Lắp đặt, bảo trì, vận hành máy móc nhập khẩu không thuộc C-3-4 mà xin D-9 hoặc C-4-5. Hồ sơ gồm phần của công ty Hàn Quốc (thư mời, giấy bảo lãnh do người đại diện ký, chứng nhận mẫu dấu, đăng ký kinh doanh, xác nhận nộp thuế, lịch trình) và phần của người xin visa. Theo Đại sứ quán: phí visa một lần 20 USD, xét 10 ngày làm việc tính cả ngày nộp.
C-3-4 dùng cho mục đích gì?
| Được dùng C-3-4 | Không dùng C-3-4 |
|---|---|
| Điều tra thị trường, gặp đối tác, tư vấn, đàm phán và ký hợp đồng, thương mại quy mô nhỏ | Lắp đặt, bảo trì, kiểm tra, vận hành máy móc nhập khẩu; giám sát thiết bị công nghiệp tại nhà máy Hàn Quốc → xin D-9 hoặc C-4-5 |
| Dự hội chợ, triển lãm để giao dịch | Làm việc có thu nhập tại Hàn Quốc |
Hồ sơ phía công ty Hàn Quốc (đơn vị mời)
Đại sứ quán khuyến nghị các hồ sơ viết bằng tiếng Hàn; giấy tờ phía Hàn Quốc không cần công chứng. Từ 1/6/2024, thư mời, giấy bảo lãnh và chứng nhận mẫu dấu được chấp nhận bản scan.
| Giấy tờ | Yêu cầu |
|---|---|
| Thư mời (초청장) | Nên dùng mẫu của Đại sứ quán; nếu không, ghi rõ thời gian mời, lý do mời, nội dung bảo đảm về nước và thông tin người mời. Người đứng tên phải là người đại diện trong đăng ký kinh doanh; dấu phải trùng mẫu dấu đăng ký |
| Giấy bảo lãnh (신원보증서) | Người đại diện đứng tên; thời gian bảo lãnh tối đa 4 năm |
| Chứng nhận mẫu dấu pháp nhân/cá nhân | Cấp trong 3 tháng gần nhất. Nếu người phụ trách ký thay người đại diện: kèm chứng nhận mẫu dấu cá nhân và xác nhận nghề nghiệp người ký |
| Đăng ký kinh doanh (사업자등록증) | Cấp trong 3 tháng gần nhất |
| Xác nhận nộp thuế (납부내역증명) | Trong 3 tháng gần nhất; gồm thuế GTGT, thuế doanh nghiệp, thuế thu nhập người lao động 6 tháng gần đây. Công ty niêm yết tại Hàn Quốc được miễn |
| Lịch trình tại Hàn Quốc | Thời gian trùng với thư mời, ghi rõ nội dung công việc |
| Tài liệu chứng minh mục đích thương mại | Tờ khai xuất/nhập khẩu do hải quan Hàn Quốc cấp, giấy chứng nhận đầu tư (quan hệ mẹ – con), chứng từ chuyển tiền giữa hai công ty… |
Sắp cử nhân sự đi công tác nước ngoài?Gửi số người, nước đến và ngày đi — nhận phương án hồ sơ và báo giá cho doanh nghiệp.
Nhận báo giá cho doanh nghiệpHồ sơ phía người xin visa (Việt Nam)
- Hộ chiếu gốc và bản sao (còn hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nộp), bản sao CCCD.
- Đơn xin visa theo mẫu, dán 1 ảnh nền trắng 3,5 × 4,5 cm.
- Giấy tờ công ty: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp vào ngân sách trong 6 tháng (mẫu C1-02/NS).
- Hợp đồng lao động — được miễn nếu nộp Đơn đồng ý cung cấp thông tin bảo hiểm xã hội (mẫu của Đại sứ quán).
- Nếu phía Hàn không có tài liệu chứng minh mục đích thương mại: nộp thêm sao kê 3 tháng của công ty và của người xin visa.
Lưu ý: giấy tờ tiếng Việt cần dịch công chứng sang tiếng Hàn hoặc tiếng Anh. Giấy tờ không ghi thời hạn hiệu lực thì nộp bản cấp trong 3 tháng gần nhất. Thiếu giấy nào phải viết đơn giải trình.
Nộp ở đâu, mất bao lâu?
| Nơi cư trú | Nơi nộp |
|---|---|
| Từ Đà Nẵng trở ra phía Bắc (trừ Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi) | Đại sứ quán Hàn Quốc tại Hà Nội — qua Trung tâm tiếp nhận thị thực (KVAC) Hà Nội, đặt lịch trực tuyến trước |
| Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi | Tổng Lãnh sự quán tại Đà Nẵng |
| Phía Nam | Tổng Lãnh sự quán tại TP.HCM |
- Phí visa: 20 USD/người (một lần), theo Đại sứ quán.
- Thời gian xét: 10 ngày làm việc tính cả ngày nộp (không tính cuối tuần, ngày lễ). Có thể bị yêu cầu phỏng vấn hoặc bổ sung.
- Nộp hộ: đồng nghiệp cùng công ty (kèm hợp đồng lao động và CCCD người nộp) hoặc người nhà (kèm giấy tờ quan hệ).
Lỗi hay gặp
- Người ký thư mời không phải người đại diện trên đăng ký kinh doanh, không kèm giấy tờ ủy quyền và mẫu dấu.
- Dấu trên thư mời khác mẫu dấu đăng ký.
- Lịch trình lệch ngày với thư mời.
- Xin C-3-4 cho kỹ thuật viên sang lắp đặt máy — sai loại visa.
- Giấy tờ quá 3 tháng.
Câu hỏi thường gặp
Visa công tác Hàn Quốc mất bao lâu?
Theo Đại sứ quán, 10 ngày làm việc tính cả ngày nộp. Nên nộp trước chuyến đi ít nhất 3–4 tuần.
Thư mời bản scan có được không?
Được, từ 1/6/2024 Đại sứ quán chấp nhận bản scan thư mời, giấy bảo lãnh và chứng nhận mẫu dấu.
Kỹ sư sang lắp đặt máy móc thì xin visa gì?
Theo hướng dẫn của Đại sứ quán: visa kinh doanh thương mại (D-9) hoặc visa làm việc ngắn hạn (C-4-5), không phải C-3-4.
Đi Hàn công tác nhiều lần mỗi năm thì làm gì?
Cân nhắc visa nhiều lần hoặc thẻ APEC nếu đủ điều kiện. Xem visa nhiều lần: so sánh 10 nước.
Nguồn tham khảo chính thức
- Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam – Visa thương mại C-3-4
- Trung tâm tiếp nhận thị thực Hàn Quốc (KVAC) Hà Nội — đặt lịch
Đọc tiếp: Dịch vụ visa Hàn Quốc · Thư mời visa công tác · Visa cho doanh nghiệp
Đối tác Hàn đã gửi thư mời? Gửi YENVISA rà trước khi nộp — kiểm tra người ký, mẫu dấu, lịch trình.